E-mail de demande de réunion Template
Demandez une réunion avec un objectif clair et des créneaux simples à choisir.
Tips for your E-mail de demande de réunion
- State the purpose in one line.
- Offer two or three time options.
About this E-mail de demande de réunion template
Demandez une réunion lorsque ce dont vous avez besoin exige réellement des échanges : une décision avec des arbitrages, une négociation, un premier échange avec une nouvelle personne. Si vous avez simplement besoin d'une information ou d'une validation, demandez-la plutôt par écrit — une réunion qui aurait pu être un e-mail coûte une demi-heure à l'autre personne et vous vaut une réputation de quelqu'un qui gaspille le temps des autres.
Le destinataire évalue deux choses : cela vaut-il une demi-heure, et cette personne a-t-elle réfléchi à l'usage de cette demi-heure. Répondez vite aux deux. Indiquez le sujet dans l'objet, formulez le but en une phrase, et proposez une durée réaliste — demander trente minutes quand vingt suffisent complique la prise de rendez-vous. Proposez deux ou trois créneaux précis avec le fuseau horaire, et indiquez si vous êtes disposé à échanger en visioconférence.
L'erreur qui fait échouer ces demandes est le « petit café » sans ordre du jour, qui oblige le destinataire à deviner ce qu'il accepte et s'il doit se préparer. Vient ensuite « la semaine prochaine vous convient-elle ? » — une question ouverte qui lance une négociation de calendrier au lieu d'y mettre fin. Proposez des horaires précis, offrez d'envoyer l'invitation, et si rien ne revient, un court e-mail de relance convient tout à fait.
Frequently asked questions
Combien de créneaux dois-je proposer ?
Deux ou trois. Assez pour rester flexible, assez peu pour que le choix reste simple — et indiquez toujours le fuseau horaire si vous n'êtes pas certain qu'il soit partagé.
Dois-je envoyer directement une invitation dans le calendrier ?
Pas à une personne senior ou externe. Proposez d'abord des horaires et envoyez l'invitation une fois qu'un créneau est choisi ; une invitation non sollicitée s'approprie leur calendrier avant même leur accord.
Quel niveau de détail l'ordre du jour doit-il avoir ?
Une ligne indiquant l'objectif suffit pour une réunion courte. Si la personne doit apporter des données ou prendre une décision, précisez-le explicitement pour qu'elle arrive préparée.
Que faire s'ils ne répondent pas ?
Attendez quelques jours ouvrés, puis envoyez une courte relance avec de nouveaux créneaux — vos propositions initiales seront de toute façon probablement dépassées.