E-mail d'invitation Template
Invitez vos convives à un événement avec tous les détails et une réponse RSVP.
Tips for your E-mail d'invitation
- Include what, when and where clearly.
- Ask for an RSVP by a date.
About this E-mail d'invitation template
Un e-mail d'invitation convient aux invités qui lisent réellement leurs e-mails : des collègues, une occasion semi-formelle, un groupe avec lequel vous n'avez pas de fil de discussion. Pour des amis proches et quelque chose de décontracté, un message obtient des réponses plus nombreuses et plus rapides. Sa véritable fonction n'est pas de convaincre — c'est la logistique. Toute personne qui le lit doit pouvoir répondre à où, quand, combien de temps, quelle tenue et comment dire oui, sans avoir à répondre pour poser la question.
Présentez donc les détails sous forme de bloc, et non de texte continu. Le modèle fait cela délibérément : Quoi / Quand / Où, chacun sur sa propre ligne, résiste à une lecture sur téléphone en huit secondes, contrairement à un paragraphe. Placez la chaleur dans une ligne en haut et une en bas, et laissez le milieu rester sobre. Ajoutez une heure de fin s'il y en a une — les invités s'organisent en fonction — et précisez clairement si les conjoints ou les enfants sont inclus, car c'est la question que les gens sont trop polis pour poser.
L'erreur la plus fréquente est une réponse RSVP trop vague. « Faites-moi savoir » vous donne une estimation approximative trois jours avant que le traiteur ait besoin des chiffres exacts. Demandez une réponse avant une date précise et expliquez pourquoi cette date existe. Pour un événement marquant, un message de félicitations privé à l'invité d'honneur vaut la peine d'être envoyé séparément, et ensuite, un mot de remerciement à ceux qui ont aidé à organiser ne vous coûtera que cinq minutes.
Frequently asked questions
Combien de temps à l'avance dois-je l'envoyer ?
Deux à quatre semaines pour la plupart des événements ; davantage si les invités doivent voyager, poser des congés ou organiser une garde d'enfants.
Pourquoi indiquer une date limite de réponse ?
Parce que le traiteur, le placement et le nombre d'invités en dépendent. Associez la date à sa véritable raison, et les gens la prendront au sérieux.
Dois-je relancer les personnes qui ne répondent pas ?
Oui — une courte relance amicale après la date limite. L'absence de réponse est généralement due à un oubli, pas à un refus.
Dois-je préciser « pas de cadeaux » ?
Seulement si vous le pensez vraiment, et dites-le une seule fois, en une courte phrase. Le répéter fait davantage penser les invités aux cadeaux, pas moins.
Dois-je envoyer un e-mail ou utiliser une plateforme d'invitation ?
Les plateformes suivent les réponses RSVP pour vous, mais atterrissent plus souvent dans les spams. Pour les petits événements, un e-mail simple est plus fiable et plus personnel.