E-mail d'absence du bureau Template
Configurez une réponse automatique d'absence claire et professionnelle.
Tips for your E-mail d'absence du bureau
- Give your return date and a backup contact.
- Keep it brief and friendly.
About this E-mail d'absence du bureau template
Activez une réponse automatique lorsque votre absence est assez longue pour dépasser un délai de réponse normal — généralement plus d'une journée. Elle sert à ajuster les attentes, elle doit donc contenir une véritable date de retour et une solution pour ce qui ne peut pas attendre. « De retour la semaine prochaine » n'est pas une date, et sans cela, le lecteur ne peut pas décider s'il doit patienter ou relancer ailleurs.
Gardez à l'esprit qui reçoit ce message : tout le monde. Une réponse automatique se déclenche pour les recruteurs, les inconnus et le moindre spammeur qui vous écrit, et elle confirme que votre adresse est active, surveillée d'habitude, mais actuellement sans surveillance. Cela constitue un véritable risque de divulgation d'informations. Ne publiez pas vos projets de voyage ni votre lieu de séjour, ne communiquez pas le numéro de mobile personnel d'un collègue, et réfléchissez à deux fois avant de nommer votre supérieur et sa fonction — ce type de détail organisationnel aide davantage les tentatives d'usurpation d'identité que l'expéditeur légitime. Une adresse professionnelle suffit presque toujours.
Limitez-vous à quelques lignes, et demandez l'accord de la personne qui vous couvre avant de la désigner. Si votre messagerie permet des réponses distinctes en interne et en externe, utilisez-les — les collègues obtiennent le détail, l'extérieur obtient le minimum. Poser les congés est un autre e-mail : voir le modèle de demande de congé.
Frequently asked questions
Dois-je indiquer une personne à contacter ?
Oui pour toute urgence, mais demandez d'abord son accord et communiquez son adresse professionnelle plutôt qu'un numéro personnel. Être désigné comme relais sans avoir été prévenu n'est pas une bonne surprise.
Est-il prudent de dire que je suis en vacances ?
Indiquer votre absence est nécessaire et sans risque. Préciser où vous êtes, pour combien de temps, et que votre domicile est vide en dit plus qu'un inconnu n'a besoin de savoir — évitez tout lieu et tout détail de voyage.
Dois-je promettre de consulter mes e-mails de temps en temps ?
Uniquement si vous le pensez réellement. « Accès limité à mes e-mails » fixe honnêtement une attente mesurée ; promettre une consultation quotidienne sans la tenir est pire que de ne rien promettre.
Les réponses automatiques partent-elles vers les listes de diffusion et les spams ?
Les listes bien configurées les bloquent et la plupart des serveurs ne répondent pas automatiquement aux envois groupés, mais beaucoup passent quand même. Partez du principe que toute personne vous ayant écrit la verra.
Quelle doit être sa longueur ?
Quatre ou cinq lignes. Dates, contact de remplacement, remerciements — tout le reste est un détail que l'expéditeur moyen n'a pas demandé.