外出自动回复邮件 Template
设置一条清晰、专业的外出自动回复。
Your email
Subject: Out of Office: [Your Name]
Thank you for your email.
I am currently out of the office from [Start Date] until [Return Date] with limited access to email. I will respond to your message as soon as possible after I return.
For anything urgent, please contact [Cover Person's Name] at [Cover Person's Email], who will be happy to help in my absence.
Thank you for your patience.
Best regards,
[Your Name]
Tips for your 外出自动回复邮件
- Give your return date and a backup contact.
- Keep it brief and friendly.
About this 外出自动回复邮件 template
当你外出的时间长到会耽误正常回复速度时——通常是超过一天——就应该开启自动回复。它的作用是重新设定对方的预期,因此必须包含一个真实的返回日期,以及处理紧急事项的联系渠道。"下周回来"不算一个日期,读者也就无法判断究竟该等待还是该另寻他人处理。
记住谁会收到这封邮件:所有人。自动回复会发送给猎头、陌生人以及每一个给你发邮件的垃圾邮件发送者,它同时也证实了你的邮箱地址是活跃的、有人在用、但眼下无人查看。这就构成了实实在在的信息泄露风险。不要公开你的旅行计划或所在地点,不要透露同事的私人手机号码,提到上司姓名及其职位之前也要三思——组织架构方面的细节,对冒充身份的企图帮助更大,对发件人本身却没什么帮助。一个工作邮箱地址几乎总是足够了。
内容控制在几行以内,在把代班同事的名字写进去之前,先征得对方同意。如果你的邮件客户端支持区分内部和外部回复,就分开使用:同事可以看到细节,外部世界只看到最基本的信息。安排休假本身是另一封邮件的事情:参见请假申请模板。
Frequently asked questions
我应该注明联系人吗?
对于紧急事项应该注明,但要先征得对方同意,并留下对方的工作邮箱而非私人号码。没有事先打招呼就被指定为代班联系人,可不是什么令人愉快的意外。
说自己在休假安全吗?
说明自己不在是可以的,也是必要的。但说明你在哪里、要待多久,以及家里目前无人,这就超出了陌生人需要知道的范围——不要透露地点和行程细节。
我应该承诺偶尔查看邮件吗?
只有在你真的打算这样做时才承诺。"邮件查看有限"能诚实地设定一个宽松的预期;承诺每天查看却做不到,比什么都不说更糟。
自动回复会发送给邮件列表和垃圾邮件吗?
配置良好的邮件列表会屏蔽自动回复,大多数服务器也不会对群发邮件自动回复,但仍有不少会漏过去。请假设任何给你发过邮件的人都会看到这条回复。
自动回复应该写多长?
四到五行。日期、代班联系人、致谢——再多的内容,普通发件人也不需要。