警告信 Template
清晰、公正、专业地记录一次正式警告。
Your letter
Dear [Employee's Name],
This letter serves as a formal [First/Second/Final] warning regarding [Issue — e.g. attendance, conduct, performance].
Specifically, on [Date(s)], [Describe What Happened]. This does not meet the standard expected in your role and is contrary to [Policy or Expectation].
We expect the following improvement: [Required Improvement], by [Deadline]. Support available to you includes [Any Support Offered].
Please understand that failure to improve may lead to further action, up to and including [Consequence]. We are confident you can meet these expectations and are here to support you.
Please sign below to acknowledge receipt of this letter.
Sincerely,
[Manager's Name]
[Company Name]
Tips for your 警告信
- Be specific about the issue and dates.
- State the required improvement and a deadline.
- Keep records for HR.
About this 警告信 template
警告信是一份纪律处分记录，而不是一条普通消息。它真正的读者是日后翻阅档案的人——人事部门、劳资仲裁庭、法庭。正式的纪律处分受雇佣法和公司自身政策的约束，程序和措辞同样重要——征询意见、通知期限、申辩权利，这些都因司法辖区和雇主而异。请遵循贵机构的既定书面流程，并在发出警告信前咨询人事或法律意见。任何模板都无法让一次解雇变得万无一失。
信件本身的好坏，取决于具体程度。含糊的警告站不住脚，因为“态度不好”这种说法既无法改进，也无法申辩。要写明日期、具体事件、未能遵守的政策、需要做出的改进、截止日期、提供的支持，以及如果情况不变将产生的后果。语气保持中立：只描述行为，绝不评判人格，也绝不使用讽刺的口吻。要求对方签字确认收到——而非表示同意——如果员工拒绝签字，也应记录在案。
最常见的错误，是第一次警告来得太过突然。如果这个问题此前从未在一对一沟通中提出过，这封信在旁人看来就像是公司在建立档案，而不是在解决问题，审阅者也会这样解读。要给对方一个回应的渠道；有时这个回应恰恰是一封真诚的道歉信和实际的改正，而这正是警告信的初衷。
Frequently asked questions
一封警告信是否能让日后的解雇万无一失？
不能。解雇受雇佣法和公司自身政策约束，公正的程序和书面记录同样重要。请咨询人事或法律意见，而不要仅依赖模板。
如果员工拒绝签字怎么办？
记录下拒绝的事实、日期以及在场证人，仍然把副本交给对方。签字从来只是确认收到，而不是表示同意。
解雇前需要发出几次警告？
没有统一的数字——这取决于你所在的司法辖区、公司自身的书面政策以及行为的严重程度。请遵循你已公布的流程。
员工是否应该获得申辩的权利？
在大多数法律体系和政策下都应如此，而且无论如何这都是良好的做法。要把员工的回应与警告信一并记录存档。
可以通过邮件发送吗？
请先查看公司政策——有些要求先提供纸质版或先召开会议。邮件会留下带时间戳的记录，这一点利弊兼具。