Email de Ausência do Escritório Template
Configure uma resposta automática de ausência clara e profissional.
Tips for your Email de Ausência do Escritório
- Give your return date and a backup contact.
- Keep it brief and friendly.
About this Email de Ausência do Escritório template
Ative uma resposta automática quando estiver ausente tempo suficiente para que o prazo normal de resposta não seja cumprido — geralmente mais de um dia. Existe para redefinir expectativas, por isso deve conter uma data de regresso concreta e uma alternativa para o que não puder esperar. "De volta na próxima semana" não é uma data, e sem uma data quem lê não consegue decidir se espera ou se escala o assunto.
Lembre-se de quem recebe isto: toda a gente. Uma resposta automática é disparada para recrutadores, desconhecidos e todos os spammers que lhe enviarem um email, e confirma que o seu endereço está ativo, é monitorizado e está, neste momento, sem vigilância. Isso torna-a um verdadeiro risco de divulgação de informação. Não publique os seus planos de viagem nem onde vai ficar hospedado, não divulgue o número de telemóvel pessoal de um colega, e pense duas vezes antes de mencionar o nome do seu chefe e o respetivo cargo — detalhes sobre a hierarquia da empresa ajudam mais tentativas de personificação do que ajudam quem envia o email de boa-fé. Um email de trabalho é quase sempre suficiente.
Mantenha-a com poucas linhas, e peça autorização à pessoa que o vai substituir antes de a mencionar. Se o seu cliente de email permitir respostas separadas para o interior e o exterior da empresa, utilize-as — os colegas recebem o detalhe, o exterior recebe o mínimo indispensável. Marcar a folga é assunto para outro email: consulte o modelo de pedido de licença.
Frequently asked questions
Devo incluir uma pessoa de contacto?
Sim, para qualquer assunto urgente, mas peça-lhe autorização primeiro e forneça o email profissional dessa pessoa, em vez de um número pessoal. Ser mencionado como substituto sem aviso prévio não é uma surpresa agradável.
É seguro dizer que estou de férias?
Dizer que está ausente é adequado e necessário. Dizer onde está, por quanto tempo, e que a casa está vazia é mais do que um desconhecido precisa de saber — deixe de fora localizações e detalhes de viagem.
Devo prometer que vou verificar o email ocasionalmente?
Só se for verdade. "Acesso limitado ao email" cria uma expectativa moderada e honesta; prometer verificações diárias e depois não cumprir é pior do que não dizer nada.
As respostas automáticas chegam a listas de distribuição e spam?
Listas bem configuradas suprimem-nas, e a maioria dos servidores não responde automaticamente a correio em massa, mas muitas continuam a passar. Assuma que qualquer pessoa que lhe enviou um email a vai ver.
Que extensão deve ter?
Quatro ou cinco linhas. Datas, contacto de substituição, agradecimento — qualquer coisa a mais é detalhe que a maioria de quem envia o email não pediu.