Email de Pedido de Reunião Template
Peça uma reunião com um objetivo claro e opções de horário simples.
Tips for your Email de Pedido de Reunião
- State the purpose in one line.
- Offer two or three time options.
About this Email de Pedido de Reunião template
Peça uma reunião quando aquilo de que precisa exigir genuinamente um diálogo: uma decisão com contrapartidas, uma negociação, uma primeira conversa com alguém novo. Quando só precisa de informação ou de aprovação, peça antes por escrito — uma reunião que podia ter sido um email custa meia hora à outra pessoa e dá-lhe a reputação de gastar o tempo dos outros sem cuidado.
O destinatário está a decidir duas coisas: se isto vale meia hora, e se esta pessoa pensou no propósito dessa meia hora. Responda a ambas rapidamente. Coloque o tema no assunto do email, indique o objetivo numa frase e dê uma duração realista — pedir trinta minutos quando vinte chegam torna mais difícil encaixá-lo na agenda. Proponha dois ou três horários específicos com o respetivo fuso horário, e diga se está disponível para reunir online.
O erro que mais prejudica estes pedidos é a "conversa rápida" sem agenda, que obriga o destinatário a adivinhar a que está a concordar e se precisa de se preparar. Logo a seguir vem o "a próxima semana serve-lhe?" — uma pergunta aberta que dá início a uma negociação de horário em vez de a encerrar. Indique os horários, ofereça-se para enviar o convite e, se não obtiver resposta, um breve email de seguimento é perfeitamente adequado.
Frequently asked questions
Quantas opções de horário devo propor?
Duas ou três. O suficiente para haver flexibilidade, e poucas o bastante para que a escolha seja fácil — e inclua sempre o fuso horário, se não tiver a certeza de que partilham o mesmo.
Devo enviar já um convite de calendário?
Não, no caso de alguém sénior ou externo à empresa. Proponha primeiro os horários e envie o convite assim que escolherem um; um convite não solicitado ocupa o calendário da pessoa antes de esta ter concordado.
Que nível de detalhe deve ter a agenda?
Uma linha com o objetivo é suficiente para uma reunião curta. Se a pessoa precisar de trazer dados ou tomar uma decisão, diga-o explicitamente para que chegue preparada.
E se não responderem?
Aguarde alguns dias úteis e envie depois um breve seguimento com novos horários — as suas opções originais provavelmente já terão caducado nessa altura.